< P > C o m p l a i n t l e t t e r s a r e n ' t a l w a y s f u n , b u t s o m e t i m e s t h e y n e e d t o b e w r i t t e n . I n m a n y c a s e s , i f p e o p l e d o n ' t c o m p l a i n , t h e p r o b l e m a g e n c y a t f a u l t ( i . e . c o m p a n y o r g o v e r n m e n t ) w o n ' t e v e n k n o w t h a t t h e p r o b l e m t h a t y o u a n d o t h e r s m a y h a v e e x p e r i e n c e d e v e n e x i s t s . < / P > < P > U l t i m a t e l y , l e g i t i m a t e c o m p l a i n t s , b y e v e n a f e w p e o p l e , c a n ( a n d o f t e n d o ) r e s u l t i n b e t t e r s e r v i c e f o r e v e r y b o d y . N o t o n l y t h a t , w r i t i n g c o m p l a i n t l e t t e r s c a n b e p e r s o n a l l y b e n e f i c i a l t o o ! < / P > < P > T h a t ' s r i g h t . W r i t i n g c o m p l a i n t l e t t e r s c a n b e a n e m p o w e r i n g a n d t h e r a p e u t i c e x p e r i e n c e ! I t a l l o w s o n e t o t a k e a c t i o n i n s t e a d o f p l a y i n g t h e r o l e o f a v i c t i m a n d " n u r s i n g " a n o n g o i n g r e s e n t m e n t t o w a r d s a c o m p a n y a b o u t p o o r s e r v i c e o r t r e a t m e n t r e c e i v e d . O n c e t h e c o m p l a i n t l e t t e r i s w r i t t e n a n d i n t h e m a i l o n e c a n " l e t i t g o " k n o w i n g t h a t o n e h a s d o n e s o m e t h i n g t a n g i b l e a n d c o n s t r u c t i v e a b o u t t h e s i t u a t i o n . < / P > < P > N o t o n l y t h a t , b u t p r o p e r l y w r i t t e n a n d h a n d l e d c o m p l a i n t l e t t e r s g e t a c t i o n ! < / P > < P > A f t e r I s t a r t e d w r i t i n g c o m p l a i n t l e t t e r s , I b e g a n r e c e i v i n g g r a c i o u s l e t t e r s o f a p o l o g y a n d c o n t r i t i o n f r o m s e n i o r e x e c u t i v e s i n c l u d i n g b a n k v i c e - p r e s i d e n t s a n d V P s o f m a r k e t i n g f o r g i a n t c o r p o r a t i o n s . < / P > < P > G e t t i n g t h o s e i n t h e m a i l , f e l t o n e h e c k o f a l o t b e t t e r t h a n " p o l i s h i n g " a n o n g o i n g r e s e n t m e n t a n d g e t t i n g e v e n a n g r i e r t h e n e x t t i m e s o m e t h i n g b a d h a p p e n e d . S o m e t i m e s I e v e n g e t d i s c o u n t c o u p o n s a n d f r e e m e r c h a n d i s e ! < / P > < P > T H E 1 0 S E C R E T S < / P > < P > H e r e a r e s o m e s t r a t e g i e s I h a v e l e a r n e d f o r w r i t i n g c o m p l a i n t l e t t e r s g u a r a n t e e d t o g e t a t t e n t i o n a n d a c t i o n . < / P > < P > 1 . W r i t e T o T h e S e n i o r P e r s o n R e s p o n s i b l e < / P > < P > I t i s i m p o r t a n t t h a t y o u g e t t h e n a m e a n d d e t a i l e d m a i l i n g a d d r e s s o f a v e r y s e n i o r p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r t h e p r o d u c t o r s e r v i c e t h a t y o u a r e c o m p l a i n i n g a b o u t . I g e n e r a l l y t r y t o w r i t e t o t h e V . - P . l e v e l . N e v e r g o b e l o w D i r e c t o r l e v e l i f y o u w a n t a s e r i o u s r e s p o n s e . N a m e a n d a d d r e s s i n f o r m a t i o n c a n b e o b t a i n e d f r o m t h e o r g a n i z a t i o n ' s W e b s i t e o r b y c a l l i n g t h e c o m p a n y a n d a s k i n g f o r t h e n a m e a n d t i t l e o f t h e s e n i o r p e r s o n w h o y o u s h o u l d w r i t e t o . < / P > < P > 2 . D o n ' t S e n d A n E - M a i l < / P > < P > W h e n i t c o m e s t o s e n d i n g a s e r i o u s c o m p l a i n t l e t t e r t o a c o m p a n y o r t h e g o v e r n m e n t , d o n ' t s e n d a n e - m a i l , r e g a r d l e s s o f w h a t i t m a y s a y o n t h e i r W e b s i t e . E - m a i l s a r e u s u a l l y h a n d l e d d i s m i s s i v e l y b y l o w l e v e l " c u s t o m e r s e r v i c e " p e o p l e . I f y o u w a n t s e r i o u s a t t e n t i o n a n d a c t i o n , t h e f o r m a l w r i t t e n c o m p l a i n t l e t t e r i s t h e o n l y w a y t o g o . W h e n i t a r r i v e s i n t h e V P ' s o f f i c e ( y e s , b y s n a i l m a i l ! ) , i t t r i g g e r s a b u r e a u c r a t i c p r o c e s s t h a t e n s u r e s t h a t t h e r i g h t p e o p l e w i l l s e e y o u r l e t t e r , a n d w i l l a c t o n i t . < / P > < P > 3 . K e e p I t A s S h o r t A s P o s s i b l e < / P > < P > P r e f e r a b l y n o l o n g e r t h a n o n e p a g e , t w o a t t h e m o s t . W h e n d r a f t i n g a c o m p l a i n t l e t t e r t h e r e c a n b e a t e n d e n c y t o g o o n a n d o n j u s t t o m a k e s u r e t h e r e c i p i e n t g e t s t h e p o i n t . K e e p i t a s s h o r t a s p o s s i b l e , b u t w i t h o u t d i l u t i n g t h e f a c t s o f y o u r m e s s a g e t o o m u c h . < / P > < P > 4 . G i v e I t A H e a d i n g F o r I d e n t i f i c a t i o n < / P > < P > P l a c e a h e a d i n g a t t h e t o p o f t h e l e t t e r w i t h i n f o r m a t i o n t h a t t h e c o m p a n y o r a g e n c y w i l l r e l a t e t o , s u c h a s y o u r a c c o u n t n u m b e r o r c u s t o m e r n u m b e r . M a k e i t e a s y f o r t h e m t o f i n d y o u o n t h e i r c o m p u t e r f i l i n g s y s t e m . < / P > < P > 5 . C l e a r l y E x p l a i n T h e S i t u a t i o n < / P > < P > M a k e s u r e t h a t y o u g i v e a l l o f t h e s p e c i f i c d e t a i l s n e e d e d s o t h a t t h e c o m p a n y o r a g e n c y c a n v e r i f y y o u r c l a i m w i t h o u t y o u h a v i n g t o g e t i n t o a n e n d l e s s g a m e o f t e l e p h o n e t a g w i t h t h e m . I n c l u d e s p e c i f i c d a t e s , t i m e s a n d p l a c e s , a s w e l l a s t h e n a m e s o f p e o p l e y o u d e a l t w i t h . I f y o u ' r e n o t s u r e o f t h e s e d e t a i l s w h e n c o m p o s i n g t h e l e t t e r , c a l l t h e m b a c k a n d a s k f o r t h e s p e c i f i c s . ( Y o u d o n ' t h a v e t o s a y i t ' s f o r a c o m p l a i n t l e t t e r ) . < / P > < P > 6 . U s e A P o s i t i v e A n d R e s p e c t f u l T o n e < / P > < P > I h a v e f o u n d t h a t t h e b e s t a p p r o a c h i s t o u s e a p o s i t i v e u p b e a t t o n e . R e m e m b e r , y o u a r e w r i t i n g t o a s e n i o r p e r s o n w h o p r o b a b l y s y m p a t h i z e s w i t h w h a t h a p p e n e d t o y o u . Y o u r t o n e s h o u l d c o n v e y t h e m e s s a g e t h a t y o u a r e t h e i n n o c e n t v i c t i m a n d y o u u n d e r s t a n d t h a t t h e c o m p a n y w o u l d n ' t h a v e d o n e s u c h a t h i n g d e l i b e r a t e l y . < / P > < P > 7 . S e n d C o p i e s I f A p p r o p r i a t e < / P > < P > T h e r e c a n b e c a s e s w h e r e i t i s w i s e t o s e n d a c o p y o f t h e l e t t e r t o o t h e r p a r t i e s j u s t t o m a k e s u r e t h a t y o u w i l l g e t s o m e s e r i o u s a c t i o n . F o r e x a m p l e , i n a c a s e w h e r e y o u h a v e b e e n t o l d t o w r i t e t o t h e R e g i o n a l M a n a g e r o f a p r o g r a m , i t i s o f t e n a g o o d i d e a t o m a k e s u r e t h a t s o m e o n e i n h e a d o f f i c e a l s o g e t s a c o p y . I s o m e t i m e s s e n d a c o p y t o c u s t o m e r s e r v i c e o r c u s t o m e r r e l a t i o n s o f f i c e s a t t h e n a t i o n a l l e v e l . < / P > < P > 8 . " S h a m e " T h e m A s M u c h A s P o s s i b l e < / P > < P > C o m p a n i e s t h a t c l a i m a n d a d v e r t i s e h i g h l e v e l s o f c u s t o m e r f o c u s a n d s e r v i c e d o n o t l i k e t o b e c r i t i c i z e d i n t h o s e a r e a s . I f y o u h a v e a s t r o n g c a s e t h a t m a k e s t h e m v u l n e r a b l e i n o n e o f t h e s e a r e a s , u s e a s m u c h a m m u n i t i o n a s y o u c a n t o e m b a r r a s s t h e m i n t h e s e s e n s i t i v e a r e a s . M o d e r n m a r k e t i n g t e r m s s u c h a s : c u s t o m e r r e l a t i o n s h i p m a n a g e m e n t ( C R M ) , o n e - t o - o n e m a r k e t i n g , m o s t v a l u a b l e c u s t o m e r ( M V C ) , a n d c u s t o m e r - c e n t r i c f o c u s , a l l t e n d t o g e t t h e i r a t t e n t i o n . A l s o , u s i n g s u c h t e r m s m a k e s y o u s o u n d l i k e a n a u t h o r i t y . < / P > < P > 9 . I m p l y Y o u M i g h t T a k e Y o u r B u s i n e s s E l s e w h e r e < / P > < P > I a l w a y s d o t h i s n e a r t h e c l o s i n g . C o m p a n i e s d o n ' t l i k e t o l o s e c u s t o m e r s , e s p e c i a l l y l o n g - t i m e c u s t o m e r s . S e n i o r m a r k e t i n g p e o p l e a r e w e l l a w a r e t h a t s t u d y a f t e r s t u d y h a s s h o w n t h a t i t c o s t s f i v e t o s e v e n t i m e s a s m u c h t o r e c r u i t a n e w c u s t o m e r a s i t d o e s t o h o l d o n t o a n e x i s t i n g o n e . < / P > < P > 1 0 . A s k F o r A n E a r l y R e p l y < / P > < P > I n t h e c l o s i n g p a r a g r a p h o f y o u r c o m p l a i n t l e t t e r , s t a t e s p e c i f i c a l l y t h a t y o u a r e e x p e c t i n g a n e a r l y r e p l y . M a k e s u r e t h a t y o u f o l l o w - u p b y p h o n e o r e - m a i l i f y o u h a v e h e a r d n o t h i n g i n t h r e e w e e k s . S o m e c o m p a n i e s w i l l s e n d y o u a n a c k n o w l e d g e m e n t l e t t e r s t a t i n g t h a t t h e y a r e w o r k i n g o n y o u r c a s e a n d w i l l g e t b a c k t o y o u w i t h i n a w e e k o r t w o . < / P > < P > U s e t h e a b o v e s t r a t e g i e s a n d y o u a r e s u r e t o g e t a c t i o n f r o m y o u r c o m p l a i n t l e t t e r s . A n d , d o n ' t f o r g e t t h e o l d t r u i s m " t h e s q u e a k y w h e e l g e t s t h e g r e a s e " ! < / P > < P > T o s e e a f u l l y - f o r m a t t e d " r e a l - l i f e t e m p l a t e " o f a l e t t e r o f c o m p l a i n t , g o t o t h e f o l l o w i n g l i n k : < / P > < P > h t t p : / / w r i t i n g h e l p - c e n t r a l . c o m / c o m p l a i n t - l e t t e r . h t m l < / P > < P > 2 0 0 5 b y S h a u n F a w c e t t < / P >
Author Bio:
Shaun Fawcett
Shaun Fawcett, is webmaster of the popular writing help site WritingHelp-Central.com. He is also the author of several best selling "writing toolkit" eBooks. All of his eBooks and his internationally acclaimed f-r-e-e course, "Tips and Tricks For Writing Success" are available at his writing tools site: http://www.writinghelptools.com
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